เทคนิคการบริหารเวลา แบบนักพัฒนา

บทความโดย โกสินธุ์ อัคครุ่งเรือง
นักจิตวิทยาให้คำปรึกษาและพัฒนาศักยภาพมนุษย์

     มีเพื่อน ๆ หลายคนสอบถามเข้ามาว่าทุกวันนี้ผมทุกวันนี้ผมบริหารชีวิตอย่างไร เพราะที่เหฺ็นทำเยอะสิ่งเหลือเกิน ทั้งงานประจำ, งานบรรยาย, ร้านอาหาร, และงานจิตอาสา ในระหว่างนั่งรอบริจาคเลือดครั้งที่ 21 ผมเลยมีเวลาว่างประมาณ 2 ชั่วโมง จึงมีเวลาเขียนแชร์แนวคิดการบริหารเวลา เผื่อมีใครสนใจจะนำไปเป็นแนวทางการบริหารชีวิตก็ยินดีครับ

     ก่อนอื่นต้องเล่าย้อนไปเมื่อสมัยเริ่มต้นทำงานสายพัฒนาบุคคลากร ผมได้จัดอบรมหลักสูตร "การบริหารเวลา" ให้แก่พนักงานในองค์กร ในขณะนั้นผมเชิญวิทยากรผู้เชี่ยวชาญ 2 ท่าน 

มาให้ความรู้แก่หนักงาน ได้แก่ อ.ยงยุทธ พีรพงศ์พิพัฒน์ และอ.ดร.เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์ และด้วยเหตุผลนี้ผมซึ่งเป้นคนจัดอบรมจึงมีโอกาสเรียนรู้เรื่อง "การบริการเวลา" ไปกับเขาด้วย ซึ่งหลักสูตรนี้ทำให้ผมรู้จักเครื่องมือการบริการเวลาก็คือตาราง 4 ช่องนี้

แนวคิดการบริการเวลาตามตาราง 4 ช่องนี้ คือ

1. งานสำคัญ+เร่งด่วน เปรียบเสมือนก้อนกรวด

เป็นงานที่ต้องทำทันที ถ้าไม่ทำหรือไม่เสร็จอาจก่อให้เกิดปัญหาใหญ่ตามมา ต้องไม่ให้มีงานในช่องนี้มากจนเกินไป ส่วนใหญ่จะมาจากงานก้อนหินที่ทำไม่เสร็จตามกำหนด

2. งานสำคัญ+ไม่เร่งด่วน เปรียบเสมือนก้อนหิน (เป็นงานที่เราต้องให้ความสำคัญ)

เป็นงานที่ทำประจำ อยู่ในแผนงาน มีการวางแผน มีกรอบระยะเวลาที่ทำแน่นอน และไม่ควรปล่อยทิ้งไว้เพราะความไม่เร่งด่วน เพราะหากเวลากระชั้นขึ้นมางานในส่วนนี้จะกลายเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนทันที และจะก่อให้เกิดผลกระทบต่องานชิ้นอื่น

3. งานไม่สำคัญ+เร่งด่วน เปรียบเสมือนเม็ดทราย

เป็นงานที่ให้คนอื่นทำแทนได้ แต่ถ้าฝากใครไม่ได้ควรให้เวลาจัดการให้น้อยที่สุด เพราะส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นจะเป็นงานนอกแผน เช่น การประชุมด่วน การรับโทรศัพท์ลูกค้า หรือการทำเอกสารบางอย่าง เป็นต้น

4. งานไม่สำคัญ+ไม่เร่งด่วน เปรียบเสมือนน้ำ

เป็นงานที่ควรจะทำในเวลาว่าง ซึ่งการทำงานชิ้นนี้ไม่ส่งผลกระทบกับชีวิตประจำวันมากกนัก จะทำก็ได้ไม่ทำก็ได้ แต่เป็นการเติมเต็มให้ชีวิตม่ีความสุข เช่น เล่นเกม, Facebook, Line, ดูหนัง, ฟังเพลง เป็นต้น

     หากจะยกตัวอย่างให้เห็นภาพที่ชัดเจน คงต้องเปรียบเสมือนการนำวัตถุ 4 ชนิด ได้แก่ ก้อนหิน ก้อนกรวด ทราย และน้ำ โดยโจทย์ จะให้เรานำวัตถุ 4 ชนิดดังกล่าวใส่ขวดโหลให้มากที่สุด เราควรจะใส่อะไรลงไปอันดับแรก ซึ่งหากเราเรียงลำดับความสำคัญของวัตถุถูก เราได้ก็จะนำวัตถุใส่ขวดโหลได้ในปริมาณมากที่สุด ซึ่งโจทย์นี้เป็นการทำให้เห็นถึงการจัดลำดับความสำคัญ 

     การเรียงลำดับที่ถูกต้องเราจะต้องใส่ ก้อนหิน ซึ่งเป็นงานหลักลงในขวดโหลก่อน หลังจากนั้นให้เติมก้อนกรวดซึ่งมีขนาดเล็กกว่าลงไป ตามด้วยเม็ดทรายที่มีความละเอียดกว่าลงไป สุดท้ายให้เติมเต็มด้วยเม็ดทรายที่เหมือนกิจกรรมที่มาเติมเต็มให้แก่ชีวิต เพียงเท่านี้เราก็จะทำให้ขวดโหลใส่วัตถุได้อย่างคุ้มค่า เต็มประสิทธิภาพ

     จากแนวคิดนี้ผมจึงนำมาปรับใช้โดยแบ่งงานที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวันผมออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ ก็คือ 

งานที่ต้องทำไม่ทำไม่ได้ กับงานที่ชอบหรืองานตามอุดมการณ์นั่นเอง ซึ่งวิธีการจัดลำดับความสำคัญของผม มีดังนี้

1. งานที่ต้องทำไม่ทำไม่ได้มี (เอาปฏิทินตั้งโต๊ะมาลงตารางได้เลย)
     1.1 งานประจำที่เป็นรายได้หลักหาเลี้ยงครอบครัว ซึ่งทำ 5 วันต่อสัปดาห์ (จันทร์-ศุกร์ 09.00-18.00 น.)
     1.2 วันครอบครัวต้องมีอย่างน้อย 1 วันต่อสัปดาห์ ของผมกำหนดไว้ คือ วันอาทิตย์ ซึ่งวันนี้ งดรับงานทุกชนิด ยกเว้นงานเร่งด่วนจริง ๆ เป็นบางครั้งได้ และการบริหารชีวิตครอบครัวก็มีความสำคัญโปรดอย่าละเลยในข้อนี้

2. 

งานตามความฝันหรืออุดมการณ์ เมื่อเราได้งานหลักเรียบร้อย ต่อมาเราก็มาดูว่าเรามีวันและเวลาเหลือช่วงไหนที่ผมจะทำงานตามฝันของผมได้บ้าง

     2.1 งานบรรยาย เป็นงานตามอุดมการณ์ที่อยากเห็นคนไทยมีอาชีพและรายได้ที่ดีขึ้น เป็นงานที่ให้ความรู้ผู้อื่นและสร้างรายได้ให้ตัวผมเองอีกด้วย ซึ่งปีหนึ่ง ๆ ผมรับงานบรรยายไม่เยอะ เพราะจะรับบรรยายได้ตามสิทธิ์พักร้อน หรือวันหยุดอื่น ๆ เช่น วันหยุดตามประเพณี วันเสาร์ อาทิตย์ เป็นต้น     
     2.2 งานร้านอาหาร เป็นงานที่ทำเพราะต้องการบริหารสังคมกับเพื่อน ๆ ซึ่งร้านเปิดบริการ 16.00-22.00 น. เลิกงานผมก็จะแวะเข้าร้าน ส่วนเพื่อน ๆ ใครเหงา หรือว่าง หรืออยากเจอผม เลิกงานก็จะแวะมาคุยด้วย เรียกว่าการทำร้านอาหารแม้ไม่ได้กำไร เพราะช่วงเวลาเปิด-ปิดน้อย แต่ก็ไม่ขาดทุนเพราะผมยังทัเวลาพักผ่อนได้ 6 ชั่วโมง และที่สำคัญยังได้เข้าสังคมกับเพื่อน ๆ อีกด้วย     
     2.3 งานจิตอาสาต่าง ๆ เช่น งานช่วยเหลือชุมชน งานกีฬา แม้กระทั่งการบริจาคเลือด ก็จะทำในวันเสาร์ หรือช่วงเวลาอื่นที่ไม่กระทบงานหลัก ซึ่งงานนี้สามารถยืดหยุ่นได้ เพราะทำก็ได้ไม่ทำก็ได้ และผมกำหนดไว้ว่าต้องบริจาคเลือดทุก 3 เดือน ซึ่งกำหนดแล้วเป็นสัปดาห์ที่ 3 ของเดือนที่ครบกำหนด

แต่เทคนิคการบริหารชีวิตและบริหารเวลาตามแนวคิดผมมี 3 สิ่งที่สำคัญและขาดไม่ได้หากไม่อยากเห็นชีวิตครอบครัวและสุขภาพตัวเองพัง คือ 

     1. ครอบครัวที่เข้าใจ และพร้อมจะสนับสนุนอุดมการณ์ของเรา

     2. วินัยการใช้ชีวิตของตนเอง เมื่อถึงเวลาต้อง ทำ ทัน ที

     3. การดูแลสุขภาพ เพราะหากชีวิตเรายังดูแลไม่ได้ เราจะไปดูแลชีวิตใครได้

และผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่าแนวคิดการบริหารชีวิตแบบนี้จะเป็นประโยชน์ต่อหลาย ๆ คน ส่วนใครที่อ่านถึงบรรทัดนี้ต้องขอชื่นชมเป็นอย่างสูง เพราะคุณคือคนไทยที่อ่านหนังสือเกิน 8 บรรทัด ขอบคุณจริง ๆ ครับที่อ่านจนจบ ^^